在網路社群危機(I)：事出必有因的文章中，我們可以了解絕大部分網路社群危機都來自於企業與客人相互接觸的互動過程，或是內部人員與外部合作夥伴的管理不當。
不論原因為何，與其待事發當下才來焦頭爛額地緊急處理，不如在事前就該先做好網路社群的防護網，而一個周全的防護網需要的不僅僅是被動的法務規範來降低危機造成的傷害，更需要主動的內部流程與教育訓練，讓企業每個人員及合作夥伴都能主動辨識並預防網路社群危機，把可能造成危機的星星之火予以澆熄。
如何預防網路社群危機，我們可就三個面向來建置及強化企業的保護網
1.因應網路社群建置或強化企業流程
網路社群無時無刻都在產生各種訊息，其訊息的重要性以及影響力已經不限於公關廣告行銷，企業中每個部門、團隊、員工甚至合作夥伴都有可能是網路社群訊息中的主角，不論訊息是正面抑或負面，重點在於企業能不能即時知道訊息、快速因應以及妥善回覆，而不是等訊息傳遍網路社群後，企業才有所了解，那時恐怕就為時已晚，只能進行危機處理並期待傷害不至太大。
因此，在企業設立負責網路社群的專業團隊是有其必要性，主要職責為網路社群的營運，團隊必須要能時時收集網路社群的訊息，掌握與企業相關的各種動態，予以整理分析，並根據企業內部不同部門的協作及回應，代表企業與網路社群進行溝通與互動。
網路社群團隊必須協助企業內部即時了解網路社群動態，除了即時在網路社群所發現的問題派發予企業不同部門，再與各部門討論協作後，做後續的網路社群互動以及內容發布之外，更要定時提供網路社群洞悉，做為企業營運策略的評估與調整考量要素。
2.訂定網路社群規範與守則
對於企業內部每一個人以及外部合作夥伴，企業都該建立明確網路社群規範與守則，清楚規範每個人在進入網路社群應有的份際，以企業身份在網路社群互動時該有的守則。對象不僅僅只是社群團隊，而是從客人/消費者、一般員工、合作廠商及公關行銷相關部門，都必須有以下不同的規範與守則。
- 客人/消費者：企業該清楚表明其於營運網路社群媒體的目的，並告知客人/消費者使用這些媒體的規範守則、接洽互動的方式以及各種介面一覽，以避免客人/消費者對於企業社群媒體有錯誤的認知與期待，從而產生抱怨與客訴。
- 一般員工/合作廠商：提醒員工、合作廠商使用社群媒體時，應有的心理準備與注意事項，包含企業對於網路社群媒體的使用想法、使用說明、該有的心理建設以及可以諮詢的企業窗口，以避免員工與合作廠商在網路社群引發不必要的危機。
- 網路社群團隊/相關部門：積極使用社群為目的而訂定行動守則，避免應對時猶豫不決，或與公司方針不同，包含團隊成員應有的心理建設、一般使用、意外因應以及各社群媒體的使用準則，藉此將風險最小化。
3.為員工及合作夥伴建立正確思維
所有的網路社群危機都來自員工夥伴與消費者的接觸，而其中的變化是不可能預測，我們無法確保社群規範可以面面俱到，大多時候還是得依賴員工與合作夥伴當下的判斷，如果沒有統一原則、遵循公司的文化思維以及相互的共識默契，再多的規範與罰則，也都難以彌補實際網路社群所造成的無形傷害，更難以留下優質的員工與夥伴。
網路社群對於企業而言，已經不僅僅是公關行銷事務，而是企業與客人的每一個接觸點，都必須要有所意識，意識到接觸互動的過程，可能會在網路社群上所造成的正面或負面影響，而在享受網路社群帶來的正面效應的同時，企業更應該對網路社群危機進行沙盤推演並建置各種預防措施！
